Ustawa o ochronie sygnalistów: Nowe obowiązki dla pracodawców »

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) z 14 czerwca 2024 r. wywołała wiele dyskusji. Często kojarzona jest z negatywnym obrazem „donosiciela”, jednak w rzeczywistości stanowi ważne narzędzie dla firm. Wprowadzenie odpowiednich procedur i zasad dla sygnalistów, choć wymaga od pracodawców dodatkowych działań, może przynieść znaczące korzyści.

Wczesne wykrywanie i zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów pozwala na szybkie reagowanie na nadużycia, co w efekcie minimalizuje ryzyko strat finansowych i innych negatywnych konsekwencji. Dzięki temu firmy mogą budować silniejsze fundamenty bezpieczeństwa i wiarygodności, a także poprawić swoje wewnętrzne procedury.

Kim jest sygnalista?

Często pojawia się błędne rozumienie roli sygnalisty. Nie jest on „donosicielem”, ale osobą informującą o naruszeniach prawa, które dotyczą ważnych aspektów naszego życia, takich jak korupcja, ochrona środowiska, dobrostan zwierząt, czy prywatność i dane osobowe.

Kluczowe jest, aby sygnalista działał w dobrej wierze i nie miał ukrytych korzyści ze zgłoszenia. Jego celem powinno być dobro ogółu.

Warto podkreślić, że sygnalistą może być każdy, kto ma uzasadnione podejrzenie o nieprawidłowościach, niezależnie od swojej pozycji. Może to być pracownik, kandydat do pracy, były pracownik, wolontariusz, osoba współpracująca na podstawie umowy, a nawet stażysta. Ważne jest, aby zgłoszenie dotyczyło zdarzenia związanego z pracą lub uzasadnionego podejrzenia o nieprawidłowości.

Sygnaliści nie są jedyni objęci ochroną

Wiele osób waha się zgłosić naruszenie, obawiając się negatywnych konsekwencji. Na szczęście prawo chroni tych, którzy decydują się na ujawnienie nieprawidłowości. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające naruszenie, są objęci ochroną, jeśli mają uzasadnione przekonanie, że przekazane informacje są prawdziwe. Prawo zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi, chroniąc nie tylko sygnalistów, ale także osoby z nimi związane oraz osoby pomagające w zgłoszeniu.

Oznacza to, że osoby zgłaszające naruszenia są zabezpieczone przed negatywnymi konsekwencjami, takimi jak np. utrata pracy, degradacja, obniżenie wynagrodzenia czy pogorszenie warunków pracy.

Dzięki temu, że prawo gwarantuje bezpieczeństwo, sygnaliści mogą działać bez obawy o represje, co pozwala na tworzenie bardziej transparentnego i uczciwego środowiska.

Jaka jest kara za działanie odwetowe wobec sygnalisty?

Działania odwetowe wobec sygnalisty są surowo karane. Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów (art. 55), osoby dopuszczające się takich czynów mogą zostać ukarane grzywną lub pozbawieniem wolności do 2 lat. W przypadku uporczywych działań odwetowych kara pozbawienia wolności może zostać zwiększona do 3 lat.

Sygnalista, który padł ofiarą działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania, którego wysokość nie może być niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej z poprzedniego roku.

Co więcej, ciężar udowodnienia, że działanie nie było konsekwencją zgłoszenia sygnalisty, spoczywa na osobie podejrzewanej o działania odwetowe.

Jakie obowiązki ma podmiot prawny?

Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 osób (wliczając pracowników na pełnym etacie, osoby na umowach cywilnoprawnych, stażystów oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają innych osób). Stan zatrudnienia sprawdzany jest dwukrotnie w roku: na dzień 1 stycznia i 1 lipca.

Podmioty z zakresu usług finansowych (np. biura rachunkowe) muszą wdrożyć procedurę niezależnie od liczby zatrudnionych.

Firmy zatrudniające mniej niż 50 osób oraz jednostki gminne lub powiatowe z liczbą mieszkańców poniżej 10 000 mają możliwość wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych na zasadzie dobrowolności.

W przypadku grup kapitałowych, gdzie podmioty zatrudniają od 50 do 249 osób, możliwe jest ustalenie wspólnych procedur wewnętrznych na podstawie umowy. Należy jednak pamiętać, że administrator danych osobowych jest w tym przypadku oddzielnie wyznaczany przez każdy podmiot.

Obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać obowiązkowe elementy, takie jak:

Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń,
Sposób przekazywania zgłoszeń,
Osoby odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń,
Tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
Sposób potwierdzenia zgłoszenia,
Sposób podjęcia działań w odpowiedzi na zgłoszenie,
Maksymalny termin przekazania informacji zwrotnej,
Pouczenie o możliwości zgłoszeń zewnętrznych.

Przedsiębiorca może wyznaczyć te same osoby do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Jeśli jednak zdecyduje się na rozdzielenie tych funkcji, to osobą przyjmującą zgłoszenie może być zarówno osoba wewnętrzna, jak i firma zewnętrzna. W przeciwieństwie do osoby rozpatrującej zgłoszenie, która musi być osobą wewnętrzną.

Istnieje wiele sposobów na przekazanie zgłoszenia, a przedsiębiorstwo może wybrać te, które najlepiej odpowiadają jego potrzebom.

Przedsiębiorstwo może, ale nie musi przyjmować zgłoszeń anonimowych. Jeśli zdecyduje się na ich rozpatrywanie, to nie ma obowiązku udzielania informacji zwrotnej. W przypadku zgłoszeń imiennych, informacja zwrotna powinna być przekazana w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia.

Po otrzymaniu zgłoszenia, przedsiębiorstwo powinno podjąć działania mające na celu sprawdzenie prawdziwości informacji. Działania te mogą obejmować np. analizę dokumentacji, przejrzenie monitoringu, a także inne czynności zgodne z prawem, które pomogą wyjaśnić sytuację.

Przedsiębiorstwo może również skontaktować się z sygnalistą i poprosić o dodatkowe informacje. Należy jednak pamiętać, że przekazanie dowodów nie jest obowiązkiem sygnalisty.

Proces wyjaśniania zgłoszenia powinien zakończyć się w ciągu 3 miesięcy od momentu potwierdzenia jego przyjęcia.

Poza obowiązkowymi elementami, procedura może zawierać dodatkowe informacje dotyczące naruszeń, np. naruszenia wewnętrznych procedur, takich jak regulamin pracy czy wynagradzania.

Kiedy ustawa wejdzie w życie?

Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 roku. W związku z tym, że ustawa nie obowiązywała na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca 2024 roku, stan zatrudnienia, który zobowiązuje podmiot do wdrożenia procedur wewnętrznych, należy ustalić na dzień 1 stycznia 2025 roku. Do tego dnia podmioty zobowiązane powinny mieć przygotowaną procedurę. Termin 25 września 2024 roku dotyczył głównie instytucji, dla których próg zatrudnienia nie ma znaczenia, np. biur rachunkowych.