Pracownik oszukuje na VAT: Jakie konsekwencje dla firmy?

Najnowsze orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego jasno wskazuje, że firma ponosi odpowiedzialność za oszustwa VAT-owskie popełnione przez swoich pracowników, nawet jeśli nie miała o nich wiedzy. To oznacza, że przedsiębiorca musi być świadomy ryzyka i podjąć kroki, aby zabezpieczyć się przed tego typu sytuacjami. Wdrażanie nadzoru nad działaniami pracowników, w tym nadzoru księgowego i prawnego, może stanowić skuteczne zabezpieczenie przed odpowiedzialnością za przestępstwa popełnione przez członków zespołu.

Sąd podkreślił, że przedsiębiorca ma obowiązek w taki sposób organizować i nadzorować pracę, aby móc wykrywać tego typu nieprawidłowości. W praktyce oznacza to, że firmy powinny wdrażać w swoich zakładach pracy nadzór księgowy i prawny, nad działaniami pracowników, aby uniknąć odpowiedzialności za ich oszustwa.

Obowiązek zapłaty podatku VAT spoczywa na wystawcy faktury

W większości przypadków odpowiedzialność za swoje czyny ponosimy sami, jednak w kontekście działalności przedsiębiorstw, pracodawca może ponosić odpowiedzialność również za czyny swoich pracowników. 

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, to wystawca faktury jest zobowiązany do zapłaty wykazanego na niej podatku. W przypadku nieprawidłowości, organy skarbowe domagają się zapłaty VAT-u od firmy widniejącej na fakturze jako wystawca, bez względu na to, czy firma wiedziała o sporządzeniu dokumentu czy nie.

Co jeśli dojdzie do nieprawidłowości w rozliczeniu VAT?

• W przypadku wykrycia nieprawidłowości po terminie rozliczenia VAT, przedsiębiorca oprócz uregulowania zaległego podatku, musi również zapłacić odsetki.

• Jeśli działalność firmy zostanie uznana za oszustwo podatkowe (art. 56 Kodeksu karnego skarbowego) lub wyłudzenie zwrotu VAT (art. 76 K.k.s.), grozi jej grzywna sięgająca powyżej 40 mln zł w 2024 r. (720 stawek dziennych), kara pozbawienia wolności lub obie kary łącznie.

• Fałszerstwo faktur stanowi również przestępstwo karne, a zgodnie z art. 271a Kodeksu karnego, za takie działanie grozi kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 20 lat. W związku z tym, dla przedsiębiorców niezwykle istotne jest ustalenie, kto ponosi odpowiedzialność za wystawienie nierzetelnej faktury.

Fikcyjna faktura z danymi pracodawcy, wystawiona bez jego wiedzy

Intrygująca sprawa, która trafiła na stół NSA, dotyczyła spółki z o.o. prowadzącej stację benzynową. Kontrola podatkowa ujawniła, że przez 4 lata spółka wystawiła ponad 1 600 “pustych faktur”, czyli dokumentów nieodzwierciedlających rzeczywistych transakcji handlowych, a wartość wyłudzonego VAT, czyli strat Skarbu Państwa, wyniosła blisko 1,5 mln zł.

Ukrycie oszustwa było łatwe, ponieważ fałszywe faktury wyglądały jak prawdziwe paragony, które odpowiadały rzeczywistym transakcjom. Dodatkowo, sporne dokumenty były przechowywane w systemie stacji paliw w innym formacie niż prawdziwe faktury wystawiane przez spółkę, a dostęp do nich był możliwy tylko po odblokowaniu komputera menedżerki.

Przedsiębiorcy muszą być czujni, aby uniknąć odpowiedzialności za oszustwa podatkowe popełnione przez swoich pracowników

Naczelnik urzędu skarbowego, jak i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie (sygn. akt I SA/Lu 987/17) uznały, że spółka nie podjęła wystarczających działań, które zapobiegłyby wystawieniu spornych faktur, i dlatego powinna ponieść odpowiedzialność. Pracodawca może być obciążony odpowiedzialnością tylko wtedy, gdy zostanie wykazane, że nie dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. TSUE podkreślił, że zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą Trybunału, podmiot gospodarczy musi podjąć wszelkie racjonalnie możliwe środki, aby upewnić się, że dokonywana przez niego transakcja nie przyczynia się do oszustwa w VAT.

W oparciu o wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 września 2018 roku (sygn. akt I FSK 1212/18) spółka została uznana za odpowiedzialną za VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Sąd stwierdził, że spółka nie wykazała należytej staranności w nadzorowaniu swojego pracownika, ponieważ przestępczy proceder trwał ponad 3 lata, a komputer managerki nie podlegał żadnej kontroli. Podkreślono, że jeśli pracodawca upoważnia pracownika do wystawiania faktur w jego imieniu, to powinien wdrożyć system monitorowania prawidłowości tego procesu.

Jak firmy mogą uniknąć odpowiedzialności?

Kluczowe jest wdrożenie systemów nadzoru nad pracą pracowników, szczególnie w obszarach o kluczowym znaczeniu dla firmy, takich jak finanse, sprzedaż czy księgowość. Sąd Najwyższy wskazał, że mogą to być zarówno wewnętrzne procedury kontrolne, np. przeprowadzane przez wyspecjalizowanego pracownika, jak i zewnętrzne audyty przeprowadzane przez niezależne firmy.

Aby zapewnić kontrolę nad obiegiem faktur i dokumentów finansowych, warto rozważyć powierzenie nadzoru księgowego podmiotowi, który się w tym specjalizuje. Taka firma będzie monitorować i korygować pracę wewnętrznego działu księgowego, zapewniając większą precyzję i bezpieczeństwo. Kluczowe jest, aby wybrany podmiot dobrze rozumiał specyfikę biznesu klienta, co pozwoli mu na wychwycenie potencjalnych błędów i niedociągnięć.

Oprócz regularnego nadzoru księgowego i audytu prawnego, warto wprowadzić jasne i precyzyjne regulaminy pracy w firmie. Chodzi o ustalenie wszelkich możliwych zabezpieczeń, które zapewnią należytą staranność w nadzorowaniu działań pracowników. 

W podobnej sprawie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł, że pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za przestępcze działania pracownika, jeśli posiadał procedury bezpieczeństwa, przeprowadzał audyty wewnętrzne i zawiadamiał organy ścigania o swoich podejrzeniach (wyrok z 24 listopada 2023 roku, sygn. akt III SA/Wa 1058/23).

NSA w innych sprawach podkreślał, że odpowiedzialność za VAT z pustej faktury powinna spoczywać na osobie, która podszyła się pod inny podmiot (27 czerwca 2017 roku, sygn. akt I FSK 1459/15). W wyroku z 23 października 2019 roku zwrócił uwagę, że obciążanie przedsiębiorców odpowiedzialnością za bezprawne wykorzystanie ogólnodostępnych danych o firmie prowadziłoby do bankructwa wielu firm (sygn. akt I FSK 1037/17).

Podsumowując, w przypadku wątpliwości dotyczących należytej staranności w nadzorze, przedsiębiorcy mają prawo bronić swoich interesów prawnych zarówno przed organami administracji, jak i przed sądem. Każda sprawa jest indywidualna, co potwierdzają rozbieżne wyroki sądów.