Jak założyć spółkę z o.o. przez internet? Kompletny poradnik

Czy marzysz o założeniu własnej firmy? A może chcesz rozwinąć swój biznes i potrzebujesz stabilnej formy prawnej? Spółka z o.o. to doskonałe rozwiązanie dla osób, które chcą prowadzić działalność gospodarczą w sposób bezpieczny i profesjonalny. Zaufaj ekspertom z Kancelarii Rachunkowej Kobierowska i ciesz się sukcesem swojego biznesu.

Czym jest Spółka z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to bardzo popularna forma prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, która należy do spółki prawa handlowego. 

Jakie są główne cechy spółki z o.o.?:

• Ograniczona odpowiedzialność: Wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionych przez nich wkładów. To oznacza, że ich majątek osobisty jest chroniony przed egzekucją w przypadku problemów finansowych spółki.
• Kapitał zakładowy: Spółka musi posiadać określony kapitał zakładowy, który jest podzielony na udziały.
• Zarząd: W spółce decyduje zarząd, który jest wybierany przez wspólników.
• Organy spółki: Oprócz zarządu, spółka może mieć również radę nadzorczą, która sprawuje nadzór nad działalnością zarządu.
• Elastyczność: Spółka jest bardziej elastyczną formą prowadzenia działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza, ponieważ pozwala na podział odpowiedzialności i zarządzania między wspólników.

Spółki handlowe online: jakie formy są dostępne?

Portal internetowy S24 umożliwia obecnie rejestrację następujących form spółek handlowych:

• spółka jawna
• spółka komandytowa
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
• prosta spółka akcyjna

Na co zwrócić uwagę przed założeniem spółki?

Rejestracja spółki z o.o. przez Internet, choć jest prostsza niż tradycyjna metoda, wymaga odpowiedniego przygotowania.

1. Pierwszym krokiem jest uzyskanie profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, które są niezbędne do podpisywania dokumentów.

2. Następnie, każdy wspólnik i członek zarządu powinien założyć konto w systemie S24.

3. Ważne jest również przygotowanie dokumentacji, w tym:

• danych adresowych spółki,
• listę wspólników, członków organów oraz ich dane osobowe,
• właściwy sąd rejestrowy (według siedziby spółki),
• przedmiot działalności spółki (określony zgodnie z kodami Polskiej Klasyfikacji Działalności – PKD).

Jak wygląda proces zakładania spółki w S24 oraz jakie dokumenty są niezbędne?

Rejestrację spółki z o.o. online można przeprowadzić za pośrednictwem platformy S24, dostępnej pod adresem ekrs.ms.gov.pl/s24/, zarządzanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Zanim jednak rozpoczniemy proces rejestracji, musimy utworzyć konto w systemie.

Aby utworzyć konto, należy podać swój adres e-mail oraz hasło spełniające wymagania systemu. Pamiętaj, że ten adres e-mail będzie używany przy każdym logowaniu do systemu. Podczas tworzenia konta, należy również zaakceptować regulamin, który informuje o odpowiedzialności za podawanie nieprawdziwych danych.

Po utworzeniu konta, należy je zweryfikować za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP. Ta metoda autoryzacji będzie używana do podpisywania wszystkich wniosków elektronicznych składanych w systemie.

Następnie rozpoczynasz rejestrację, przechodząc do zakładki „Moje przedsiębiorstwa” i dodajesz nową spółkę, którą musisz nazwać bez sformułowania „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością„. Ostatnim krokiem jest dodanie niezbędnych dokumentów, takich jak: umowa spółki, lista wspólników, oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego i pełnomocnictwo (jeśli dotyczy). System S24 umożliwia również powołanie prokurenta poprzez podpisanie uchwały elektronicznie.

Szukasz Kancelarii Rachunkowej do prowadzenia księgowości Twojej firmy?

Co trzeba wskazać w umowie spółki?

Przygotowując umowę spółki z o.o., należy stosować się do wzorca umowy, który nie pozwala na ingerencję w treść, z wyjątkiem wpisywania wartości liczbowych w niektórych paragrafach. Wzorzec umożliwia również wybór z kilku opcji postanowień umowy oraz ustalenie wysokości wkładów, podziału zysków i strat oraz reprezentacji spółki.

Należy pamiętać, że w przypadku rejestracji spółki z o.o. przez Internet, możliwe jest wniesienie wyłącznie wkładów pieniężnych. Wkłady niepieniężne nie są akceptowane.

Wzorzec umowy zawiera kluczowe informacje, takie jak: 

• przedmiot działalności spółki, 
• dane wspólników, 
• wysokość wkładów, 
• czas trwania spółki, 
• podział zysków i strat, 
• zasady zmiany umowy,
• reprezentacja spółki.

Co dodatkowo będzie potrzebne?

Aby założyć firmę, niezbędna jest opisywana umowa spółki wraz z dodatkowymi dokumentami:

• Listą wspólników, czyli osób, które są właścicielami spółki.
• Oświadczeniem o obywatelstwie, które informuje, czy spółka jest założona przez cudzoziemców.
• Adresami do korespondencji wszystkich członków Zarządu, czyli osób odpowiedzialnych za zarządzanie spółką.
• Adresami do korespondencji wszystkich osób uprawnionych do powoływania Zarządu, czyli wspólników lub członków Rady Nadzorczej (jeśli taka istnieje).
• Oświadczeniem o pokryciu kapitału, podpisanym przez Zarząd. Oświadczenie nie jest obowiązkowe przy składaniu wniosku o rejestrację, ale należy je złożyć w ciągu 7 dni od rejestracji w KRS. Za złożenie oświadczenia po rejestracji trzeba uiścić opłatę w wysokości 40 zł.

Proces podpisywania dokumentów

Po wprowadzeniu wszystkich danych i uzupełnieniu wzorca umowy, możemy przejść do podpisywania dokumentów. Każdy ze wspólników oraz członkowie zarządu, którzy nie są wspólnikami, składają elektroniczne podpisy (umowę spółki z o.o. podpisują wszyscy wspólnicy).

Po podpisaniu przez pierwszego wspólnika, umowa staje się niezmienna. Próba modyfikacji umowy wymaga ponownego jej przygotowania i podpisania przez wszystkich wspólników. Dlatego ważne jest, aby dokładnie sprawdzić umowę przed złożeniem pierwszego podpisu.

Pamiętaj o rejestracji spółki w KRS

Po podpisaniu umowy spółki, wspólnicy mają 6 miesięcy na uzyskanie wpisu do KRS. Obecnie wszystkie wnioski do rejestru KRS są składane elektronicznie przez PRS (Portal Rejestrów Sądowych).

Wniosek należy opłacić od razu. Dla spółek rejestrowanych tradycyjnie koszt to 500 zł oraz dodatkowo dochodzi opłata 100 zł za ogłoszenie o wpisie w MSiG. Opłaty można dokonać poprzez system płatności podłączony do PRS lub tradycyjnie – na rachunek, który znajdziemy w systemie. W tym drugim przypadku potwierdzenie opłaty należy dołączyć do wniosku.

Ile zapłacisz zakładając spółkę?

Założenie spółki z o.o. wiąże się z kilkoma kosztami, które warto wziąć pod uwagę.

• Minimalny wkład początkowy to 5 000 zł.
• Opłata za ogłoszenie wpisu w MSiG wynosi 100 zł.
• Wpis do KRS kosztuje 250 zł przy rejestracji online lub 500 zł przy tradycyjnej metodzie.
• Podatek PCC to 23,25 zł przy kapitale początkowym 5 000 zł.
• Koszty odpisów umowy i innych dokumentów można oszacować na około 200 zł.
• Taksa notarialna (w przypadku rejestracji u notariusza) wynosi 195 zł netto przy wkładzie 5 000 zł. Pamiętaj, że im wyższy kapitał, tym opłata będzie wyższa.

Po pomyślnym złożeniu wniosku o rejestrację spółki z o.o., trafi on do wybranego przez Ciebie sądu rejestrowego. W tym samym czasie zostaną złożone wnioski o nadanie numerów NIP i REGON. Nie otrzymasz tradycyjnego listu z informacją o nadaniu tych numerów, ale możesz je znaleźć na portalu S24. Po zalogowaniu się do systemu, wybierz zakładkę „Moje przedsiębiorstwo” i kliknij przycisk „Korespondencja”. Tam znajdziesz wszystkie niezbędne informacje.

Podsumowanie i najważniejsze kwestie

Po zarejestrowaniu spółki online, oprócz wpisu do KRS, należy pamiętać o kilku ważnych formalnościach:

• W ciągu 14 dni od powstania obowiązku podatkowego należy złożyć deklarację PCC-3 do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki. 
• W terminie 21 dni należy złożyć zgłoszenie NIP-8. 
• Jeśli spółka chce lub musi rozliczać VAT, należy złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT. 
• Zarząd spółki ma 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru na złożenie oświadczenia o pokryciu w całości kapitału zakładowego do sądu rejestrowego, jeśli nie zostało ono dołączone do zgłoszenia spółki. 
• Należy również zgłosić informacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Rejestracja spółki z o.o. online to wygodne i szybkie rozwiązanie, które jest znacznie tańsze i szybciej realizowane w porównaniu do tradycyjnej formy rejestracji u notariusza. Dużym plusem jest fakt, że wniosek powinien zostać rozpatrzony w ciągu doby. 

Założenie firmy online otwiera również możliwość dokonywania późniejszych zmian w formie elektronicznej. Warto jednak pamiętać, że jeśli w przyszłości zdecydujemy się na dokonanie zmian w formie notarialnej, utracimy możliwość korzystania z rejestracji online.

Pamiętaj, że cały proces założenia spółki możemy zrobić za Ciebie!

Kancelaria Rachunkowa Kobierowska wszystkie formalności przejmie za Ciebie, a ty możesz liczyć na:

• Kompleksową obsługę rejestracji spółki z o.o. – przygotujemy wszystkie dokumenty i złożymy wniosek do KRS.
• Szybkie załatwienie formalności – znamy bieżące przepisy, więć zaoszczędzisz czas i unikniesz błędów.
• Najlepsze doradztwo w wyborze optymalnej formy prawnej.
• Przygotowanie przez nas statutu spółki, który będzie dostosowany do Twoich indywidualnych potrzeb.
• Pomożemy w wyborze nazwy spółki oraz w uzyskaniu numerów NIP i REGON